La gestione elettronica dei documenti consente la completa gestione di tutti i tipi di documenti:

  • documenti digitali (un documento rappresentato da valori  digitali: in poche parole un “file” elettronico generato con un software)

  • documenti analogici ( documenti cartacei)

  • Per documento informatico si intende invece, per legge, un documento digitale avente particolari caratteristiche.

Le soluzioni per gestire i documenti con un archivio elettronico sono sostanzialmente due:

  • archiviazione digitale presso la propria sede attraverso un software documentale di gestione gestione elettronica documenti

  • archiviazione digitale in outsourcing (cioè presso terze parti che si occupano della classificazione e gestione archivio)

Un sistema di archiviazione digitale, oggi,  dovrebbe andare oltre alla semplice archiviazione e ricerca con utilizzo di n campi di indicizzazione e ricerca, ma ottiene i maggiori benefici per l'azienda se si automatizzano i processi e quindi si ottiene un controllo degli stessi come prevede anche la nuova normativa ISO 9001:2015.

Normalmente divido la gestione documentale in due distinte specializzazioni:

- la gestione amministrativa (bolle, fatture, contratti, …….)

- la gestione tecnica (disegni, documenti della qualità, certificati di produzione, ….)

Le problematiche sono diverse, mentre il gestore tecnico può normalmente soddisfare  buona parte delle esigenze amministrative, lo stesso non si può dire per il gestore amministrativo in quanto i processi tecnici sono molto particolari a partire dalla tipologia di files da gestire, ad esempio i disegni dei Cad tridimensionali.

Gestione documentale

Gestione documentale tecnica

Gestione documentale_inglese