Gestione ufficio personale

I dati dei dipendenti vanno trattati e conservati dal datore di lavoro con la massima riservatezza.

Con Ardis è possibile gestire la documentazione relativa ai dipendenti in modo ordinato e riservato.

Gestendo un fascicolo per ogni dipendente con blocco di accesso e riservatezza.

Possiamo gestire tutti i documenti relativi:

– scheda anagrafica dipendente

– assunzioni

– titoli di studio

– attribuzione di qualifiche e reparti

– giustificativi di assenza

– visite mediche

– corsi di formazione

– cessazione del rapporto

– provvedimenti e corrispondenza

– ……..

Il fascicolo dipendente gestisce tutte le informazioni di cui l’amministrazione e  l’ufficio HR hanno necessità.

Possono poi essere definite altre partizioni dell’albero ad esempio per data, l’accesso sarà definito dai permessi relativi.


Gestione note spese

Con Ardis è possibile gestire documenti riservati degli utenti ad esempio le note spese. Se si attiva il permesso “ristretto ai propri documenti” ogni utente avrà accesso solo ai documenti da lui archiviati e non potrà vedere gli altri. Chiaramente l’amministrazione li vedrà tutti.

E’ quindi possibile gestire un modulo Nota Spese che ogni utente genera, va direttamente all’approvazione del responsabile e se approvato finirà in archivio.


Comunicazioni interne

In Ardis è possibile anche gestire dei moduli in Word che rendiamo intelligenti con l’utilizzo di macro.

ad esempio per gestire le comunicazioni interne tra i vari uffici. Il modulo prevede un iter di distribuzione dinamico in base agli utenti selezionati e la relativa presa visione.


Approvazione di un documento di qualità

Anche per questa problematica si parte da un modello standard che prevede la scelta degli utenti che devono approvare il documento e degli utenti a cui deve essere distribuito alla fine del processo di approvazione. Il workflow raccoglie le firme necessarie ed alla fine provvede alla distribuzione del documento. Importante è che il documento in oggetto non viene duplicato e Ardis traccia sia l’iter che la distribuzione e la presa visione.

Se il documento viene respinto torna all’autore con la descrizione delle modifiche e poi riprende l’iter dall’inizio, saranno quindi annullate le approvazioni conseguite prima ma sempre tracciate.


Scadenza documenti (contratti /strumenti /….)

Grazie alla gestione della data di scadenza e alla possibilità di attivare avvisi via mail è possibile gestire in Ardis la scadenza dei documenti e essere avvisati n giorni prima via mail. Possiamo gestire due date, la data di validità e la data di scadenza.

Se il documento è in scadenza o sta per scadere avremo la visibilità anche in ricerca.

Gli avvisi sono definiti dall’amministratore cosi come i giorni di avviso prima della scadenza.


Gestione dei reclami/richieste /schede varie

E’ possibile gestire tutti i moduli interni che, una volta automatizzati, possono poi gestire work-flow e liste di distribuzione.

Dai reclami alle richieste cliente, tracciando i tempi di apertura chiusura/documento possiamo gestire le richieste specifiche della nuova Iso 9001:2015. Gestire report  che consentono di capire se ci sono “colli di bottiglia” nei processi e quindi intervenire e risolverli.

Inoltre si evitano digitalizzazioni ripetitive degli stessi dati, dimenticare di chiudere una pratica o di comunicazioni con altri enti.

Tracciando gli invii e le comunicazione con i clienti  avremo una situazione completa della pratica.


Visualizzazione albero documenti

Utilizzando la funzione di Ardis che consente di definire le relazioni e le partizioni è possibile gestire il raggruppamento di documenti archiviati in Ardis per creare dei raccoglitori dinamici e visualizzare l’albero dei documenti tra di loro collegati. Questo consente di unire tra loro documenti di diverso tipo ad esempio bolle con fatture o contratti con i relativi allegati.

Essendo una struttura logica lo stesso documento potrebbe appartenere a più alberi senza essere duplicato.

Chiaramente la struttura è generata e gestita in base alle tipologie del cliente e può essere modificata e ridefinita in qualsiasi momento senza dover modificare i documenti


Caricamento massivo documenti

Per il caricamento dei documenti è poi possibile creare dei fogli Excel che alimentano direttamente il Database in base alle regole definite.


Collegamento al gestionale aziendale

Ardis ha un menu che consente di collegarsi al gestionale utilizzato in azienda per archiviare e gestire i documenti indicizzati ad esempio le fatture di acquisto. E’ possibile collegarsi a qualsiasi gestionale per recuperare i dati tramite il numero di protocollo o se disponibile un barcode.

Si possono poi configurare tutte le tipologie di documenti che si vogliono archiviare e definire la relazione tra i campi del gestionale ed Ardis da un menu di configurazione. Per le fatture Acquisto/Vendita sarà poi possibile generare un file xlm ed i relativi file PDF/A da passare all’archiviazione sostitutiva.