Ardis e il GDPR

Ardis è in grado di aiutarvi nella gestione dei documenti del GDPR con le sue funzionalità:

1- Gestione date scadenza e validità dei documenti

In Ardis sono da sempre presenti le due date importanti per i documenti:

2-Monitor scadenza

Il monitor delle scadenze  prevede di visualizzare lo stato di scadenza dei documenti in funzione di raggruppamenti,  per ogni coppia di campi addizionali presenti in Ardis, per i quali il secondo dipenda dal primo. Ad esempio possiamo usare utilizzare come Raggruppamento primario la Sede o il dipartimento e come Secondario  i dipendenti, diciamo che in generale possiamo utilizzare per tali raggruppamenti ogni coppia di campi addizionali per i quali il secondo dipenda dal primo, Ardis procede al calcolo dei documenti che si trovano nello stato Valido, In scadenza o Scaduto.

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Con un click del mouse su una cella delle colonne che indicano un particolare stato di validità si possono visualizzare i documenti che si trovano in quello stato. Il monitor di scadenza si può abbinare alla gestione delle liste di avviso predefinite per i documenti in scadenza in modo che il servizio Robo possa avvisare determinati utenti e determinati giorni prima della scadenza di un documento (per esempio gli utenti a,b,c devono essere avvisati 5 giorni prima della scadenza di una data coppia raggruppamento primario/secondario , l’utente d deve essere avvisato 2 giorni prima della scadenza etc…)

Per quanto riguarda il Monitor scadenze si è deciso di usare la seguente convenzione che consente di non perdere informazioni:

  1. il colore verde indica che tutti i documenti che prevedono una data di scadenza sono validi alla data corrente, non esistono quindi documenti scaduti od in scadenza
  2. il colore giallo indica che esistono documenti in scadenza ma che non esistono documenti scaduti
  3. il colore rosso indica che esistono documenti scaduti, potrebbero esistere però anche documenti in scadenza e questa informazione andrebbe persa per cui è stato introdotto un altro colore, il magenta.
  4. Il colore magenta indica che esistono sia documenti in scadenza che documenti scaduti, viene inoltre indicato quanti sono i documenti scaduti e quanti quelli in scadenza (SC sta per “Scaduti”, IS sta per “In scadenza”)

3- Gestione sicurezza documenti

In Ardis la sicurezza è a livello del singolo tipo di documento. Le protezioni disponibili sono:

- la gestione del supporto di memoria, se non assegnato all'utente od al gruppo non si vedono i record e di conseguenza nessun accesso ai documenti

- gestione riservatezza, viene visualizzato il record ma impedito accesso al documento.

- BU (Business Unit), consente di controllare accesso a livello di unit aziendale.

- diritti di accesso, per ogni singolo tipo/subtipo di documento possiamo definire i diritti a livello gruppo/utente. Importante la possibilità di definire il permesso ristretto ai propri documenti, che consente all'utente di operare solo sui documenti da lui inseriti.

4- Gestione sicurezza archivio

Ardis protegge i documenti da qualsiasi accesso indesiderato, in due modalità:

-utilizzando il modulo TFS che non condivide i supporti in cui vengono archiviati i documenti che saranno accessibili quindi solo attraverso il software.

- con il modulo Ardis.net che collega i supporti solo all'avvio di Ardis e li scollega all'uscita.

5- il tracciamento di tutte le operazioni e del workflow del documento.

Ardis traccia tutto l'iter del documento (data ed ora) dall'inserimento alla sua approvazione, tutte le operazioni eseguite sui documenti, le revisioni con tutti i controlli di accesso e modifica.

6- Gestione soglie di utilizzo

In Ardis possiamo definire un numero massimo di operazioni, per ogni tipologia, che l'utente può eseguire giornalmente.

Al superamento della soglia  viene inviata una mail di avviso al responsabile. Ardis non prende iniziative, avvisa solamente.

7- Correlazione documenti

Utilizzando la funzione di Ardis che consente di definire le relazioni e le partizioni è possibile gestire il raggruppamento di documenti archiviati in Ardis per creare dei raccoglitori dinamici e visualizzare l'albero dei documenti tra di loro collegati. Questo consente di unire tra loro documenti di diverso tipo ad esempio bolle con fatture o contratti con i relativi allegati.

Per il caricamento dei documenti è poi possibile creare dei fogli Excel che alimentano direttamente il Database in base alle regole definite.