Il GDPR e le stampe in ufficio

Il nuovo regolamento GDPR impone, tra l’altro, di tracciare con sicurezza chi e quando accede ai dati.

Quasi sempre si pensa di aver assolto a tutte le incombenze della nuova norma installando un antivirus o implementando un firewall con tutte le sue regole. Quasi mai si prende in considerazione il percorso dei dati stampati.

Qui c’è il tallone d’Achille della maggior parte delle reti aziendali. La norma infatti parla di protezione dei dati nel senso più ampio del termine, quindi non solo in formato elettronico ma anche quando questi si presentano sotto forma di stampa.

Ecco allora l’esigenza di dotarsi di opportuni sistemi che, oltre a proteggere l’accesso al dato elettronico attraverso policy e permission  (i sw di gestione documentale espletano egregiamente questo compito), possano tracciare chi stampa e assicurino che a ritirare fisicamente le stampe prodotte sia la stessa persona che le ha lanciate. Pensate ad esempio se in uno studio commercialista viene stampata la dichiarazione dei redditi di un cliente e che questa non venga ritirata, dimenticata sul vassoio d’uscita della stampante. Magari questa è posizionata nel corridoio, vicino all’ingresso, e quindi a vista di tutte le persone che entrano in studio. Il nostro cliente potrebbe non avere piacere che i dettagli di quanto guadagna siano alla mercè di chiunque passi lì vicino.

Per ovviare a questo problema è quindi necessario adottare un sistema di stampa protetta: la coda di stampa verrà rilasciata solo digitando un PIN sulla multifunzione oppure avvicinando il proprio badge aziendale. Questo metodo consente, oltre ad una certezza su chi ritira le stampe, anche un notevole risparmio economico, eliminando a fine giornata tutte le stampe non portate a termine (che altrimenti sarebbero finite direttamente nel cestino!).

Se poi parliamo di un’azienda di medie o grandi dimensioni, questa miglioria permette anche di ottenere dettagliati report sui flussi di stampa, divisi per utente, per ufficio, per centro di costo, per device di stampa, consentendo così la ripartizione dei costi e l’analisi di eventuali sprechi. Permette inoltre di consentire la stampa ad eventuali ospiti senza dover dar loro accesso alla rete aziendale, ma semplicemente dicendo loro di inviare una mail con l’allegato ad un account aziendale, ad esempio stampa@miaazienda.it

Ecco allora che quello che era un obbligo (anche piuttosto antipatico) si trasforma in un’opportunità di miglioramento dei processi aziendali e un abbattimento dei costi.

Inoltre, se consideriamo che la riduzione di stampe arriva facilmente a superare il 30% e che il voucher innovazione può finanziare anche questo tipo di intervento, scopriamo che l’investimento per l’azienda diventa quasi nullo.